IT-DLZ Logo


Datenschutzerklärung für den Adminzugang zum Redaktionssystem des Newslettersystems

Das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ) ist staatliches Rechenzentrum für Verwaltung und Gerichte des Freistaats Bayern.
Es betreibt im Auftrag die technische IT-Infrastruktur für das Newsletter System E-Mail-Marketing Manager (EMM).
Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Erstzugangseröffnung zu Ihrem behördeneigenen Mandanten informieren.

1. Allgemeine Hinweise

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, Alexandrastraße 4, 80538 München, Telefon: 089 / 2129 - 0, E-Mailadresse: poststelle@ldbv.bayern.de.

Kontaktdaten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Für Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dieser Zugangseröffnung erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten/unsere Datenschutzbeauftragte unter:

Behördliche Beauftragte für den Datenschutz des IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern im Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung

- persönlich-

Postanschrift: St.-Martin-Straße 47, 81541 München

Telefon: 089 2119-0

E-Mail: it-dlz.datenschutz@ldbv.bayern.de

Zwecke der Datenverarbeitung

a) Zugangseröffnung zum Redaktionssystem / Adminbereich des jeweiligen behördlichen Newsletter-Mandanten. Die personenbezogenen Daten (z.B. Name, Vorname, Name der öffentlichen Stelle, E-Mail Adresse, Telefon etc.) werden für folgende Zwecke verarbeitet:

  • Einrichten der Benutzerkennung für den behördlichen Mandanten
  • Erteilung der Rechte als Mandantenadministrator

  • b) Kontaktaufnahme während der Servicebeauftragung bei Störungen, Wartungen, Supportanfragen etc.

    Herkunft der Daten

    Im Zusammenhang mit der Erstzugangseröffnung als Administrator des behördeneigenen EMM Newsletter Mandanten verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, die uns vorab von der für Sie zuständigen Servicebeauftragenden Stelle mitgeteilt wurden (siehe Zwecke der Datenverarbeitung).

    Weitere Hinweise für berechtigte Nutzer des Redaktionssystems des Newsletter Systems finden Sie unter 2.

    Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

    Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e), Abs. 2 und Abs. 3 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sollten Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

    Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

    a) Innerhalb des Landesamtes für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern werden Ihre Daten von den für die Aufgabenerfüllung zuständigen Organisationseinheiten verarbeitet.

    b) Gegebenenfalls werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungs-behörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

    c) Das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (LSI) kann Protokolldaten auf der Grundlage von Art. 12 des Gesetzes über die elektronische Verwaltung in Bayern (Bayerisches E-Government-Gesetz - BayEGovG) erhalten.

    Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

    Wir speichern Ihre Daten solange dies für die Erfüllung der Aufgabe, zur Erfüllung von Dokumentationspflichten bzw. aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.

    Ihre Rechte

    Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:

    • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
    • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
    • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
    • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

    Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, werden wir prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

    Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

    Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz (Art. 20 BayDSG i. V. Art. 77 DSGVO). Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen: Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München, Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München, Telefon: 089 212672-0, Telefax: 089 212672-50, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de, Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/.

    Widerrufsrecht bei Einwilligung

    Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit (Art. 7 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Widerruf der Einwilligung wird dadurch nicht berührt.

    2. Informationen für sonstige berechtigte Nutzer des Redaktionssystems

    Hinweise für sonstige berechtigte Nutzer des Redaktionssystems des jeweiligen Mandanten

    Verantwortlicher i.S. von Art. 3 Abs. 2 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG), Art. 4 Nr. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung des Redaktionssystems ihres Mandanten ist die Ihnen bekannte zugangsgewährende öffentliche Stelle. Dort erhalten Sie auch weiterführende Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten.

    3. Weitere Informationen

    Technische Umsetzung

    Unser Webserver wird technisch betrieben durch das

    Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung (LDBV), IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern, St.-Martin-Straße 47, 81541 München, E-Mail: poststelle@ldbv.bayern.de

    Protokollierung

    Beim Aufruf dieses Informationsangebots übermitteln Sie während einer laufenden Verbindung über Ihren Internetbrowser folgende Daten an den Webserver des Landesamtes für Digitalisierung, Breitband und Vermessung – IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern:

    • Datum und Uhrzeit der Anforderung
    • Name der angeforderten Datei
    • Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
    • Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
    • verwendete Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
    • vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners
    • übertragene Datenmenge

    Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns gespeichert. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug zu einzelnen Nutzern herzustellen.

    Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik werden diese Daten auf Grundlage von Art. 12 des Bayerischen E-Government-Gesetzes an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet (siehe auch Abschnitt Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten).

    Sichere Datenübertragung

    Bei der Bearbeitung des Online Formulars bieten wir eine mit HTTPS und Perfect Forward Secrecy verschlüsselte Verbindung mit dem Verschlüsselungsprotokoll TLS 1.2 an, so dass Ihre Daten bei der Datenübertragung vor einer Kenntnisnahme durch Dritte geschützt sind. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Internetbrowser zur Nutzung dieser Möglichkeit aktuell zu halten.

    Cookies

    Zur korrekten Bereitstellung dieser Webseite verwenden wir rein technisch notwendige Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem von Ihnen verwendeten Gerät gespeichert werden und die gewisse Informationen enthalten um Ihnen die Inanspruchnahme der darüber angebotenen Dienste zu ermöglichen. Wir setzen folgende Cookies ein:

    Name des Cookie Anbieter Zweck / Funktion Ablauf / Lebensdauer Typ
    itdlz.emm.cookie IT-DLZ Anmelde Session Cookie.
    Wird beim Login angelegt um
    die UserSession zu persistieren
    Zum Ende der Sitzung. http
    JSESSIONID IT-DLZ Identifikation der aktuellen Session Zum Ende der Sitzung Text

    Wenn diese Cookies blockiert werden, ist eine korrekte Nutzung der auf diesem Webserver angebotenen Informationen nicht mehr möglich.

    Auswertung des Nutzerverhaltens

    Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens oder zur Reichweitenanalyse werden nicht eingesetzt.

    Aktive Komponenten

    Wir nutzen standardmäßig keine aktiven Komponenten, d.h. keine Java-Applets, kein Java Web Start, kein Microsoft ActiveX, kein Adobe Flash o.ä. Auch sind in die Web-Oberflächen standardmäßig keine Medien-Inhalte (z.B. Videos) eingebunden, die zur Darstellung auf den gängigen Webbrowsern aktive Komponenten benötigen.

    4. Zusätzliche Hinweise zur allgemeinen Kontaktaufnahme

    Elektronische Post (E-Mail)

    Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronische Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail ist daher nicht gewährleistet. Wir setzen – wie viele E-Mail-Anbieter – Filter gegen unerwünschte Werbung ("Spamfilter") ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen. E-Mails, die schädigende Programme ("Viren") enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht.

    Wenn Sie schutzwürdige Nachrichten an uns senden wollen, empfehlen wir, diese zu verschlüsseln und zu signieren, um eine unbefugte Kenntnisnahme und Verfälschung auf dem Übertragungsweg zu verhindern oder die Nachricht auf konventionellem Postweg an uns zu senden.

    Zum Verschlüsseln steht Ihnen die S/Mime (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) Methode zur Verfügung.

    Mit S/MIME verschlüsselte E-Mails können Sie an folgende E-Mail-Adressen senden:

    poststelle@ldbv.bayern.de

    Den benötigten Kommunikationsschlüssel (Zertifikat) können Sie vom externen Verzeichnisdienst des Bayerischen Behördennetzes unter der Adresse "directory.bayern.de" mittels Ihrer Verschlüsselungs-software abrufen.

    Bitte teilen Sie uns auch mit, ob und auf welche Weise wir Ihnen zur Beantwortung Ihrer Zusendungen verschlüsselte E-Mails übersenden können und ob Sie – falls dies nicht möglich ist – mit einer unverschlüsselten Antwort per E-Mail auf Ihr Schreiben einverstanden sind. Wenn Sie über keine Möglichkeit zum Empfang verschlüsselter E-Mails verfügen, bitten wir uns zur Beantwortung Ihrer schutzwürdigen Nachrichten Ihre Postanschrift zu nennen.

    5. Weiterer Hinweis zur Datenschutzerklärung

    Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.